Hírek, aktuális / Az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalók

A koronavírus-járvány terjedésével összefüggésben egyre nagyobb igény merül fel a bizonylatok, így a számlák elektronikus továbbítására, befogadására.
 
Az elektronikus számla fogalma
 
Fontos tudni, hogy az Áfa tv. előírásai alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve, elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikusszámlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.
Fontos, hogy a távnyomtatással kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának minősül. A távnyomtatás elektronikus csatornán keresztüli papíralapú számla kibocsátási megoldás. A távnyomtatás lényege, hogy a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a nyomtatójára kerül. Ennek technikai megoldása lehet egy csak nyomtatható állomány megküldése, vagy egy olyan link megküldése, melynek megnyitását követően elindul a nyomtatás. Technikailag kivitelezhető olyan megoldás is, hogy a számla kibocsátója távolról eléri a vevőjének a nyomtatóját és azon keresztül kerül kinyomtatásra a számla. A távnyomtatás esetén a számla kibocsátásnál biztosnak kell lennie a kibocsátónak abban, hogy a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.
Fentiek alapján azonban nem minősül távnyomtatásnak az olyan megoldás, amikor a számlakibocsátó e-mailben megküld egy PDF dokumentumot azzal, hogy a vevő nyomtassa ki és papíralapon őrizze meg azt.
 
Az elektronikus számlákkal szemben támasztott Áfa tv-beli követelmények
Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele  a számla befogadó beleegyezése (ami nem csak formális lehet, hanem megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetveEDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása.
 
Ha tehát a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papíralapú bizonylat tölti be a számla szerepét.
Az Áfa tv. előírása  alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét,adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
E hármas követelménynek egyébként nem csak az elektronikus, hanem a papíralapú számlának is meg kell felelnie.
Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti.[5] Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg.[6] A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.Az e követelményekhez kapcsolódó keretszabály[7] értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/ szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell. E feltételek fennállását a felek egymástól függetlenül (is) biztosíthatják. Az eredet hitelességének és az adattartalom sértetlenségének biztosítása.
 
Elektronikus módon
 
Az Áfa tv. két olyan eljárást nevesít, amelynél a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek.
 
 Ezek a következők:
- minősített elektronikus aláírással ellátott számla,
- EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.
Az EDI rendszer kialakításának feltétele két ügyviteli rendszer közötti zárt informatikai kapcsolat kiépítése. A zárt kapcsolatot nem csupán az értékesítő és a vevő közvetlenül, hanem számlázási szolgáltatón keresztül is kialakíthatja. Az Áfa tv. a fokozott biztonságú aláírást nem nevesíti, ennek ellenére az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételnek megfelelőként fogadható el a fokozott biztonságú aláírással ellátott számla is, figyelemmel az eIDAS Rendeletben megfogalmazottakra.
Fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírás tanúsítványhoz hitelesítő szolgáltatón keresztül lehet hozzájutni.
Az elektronikus aláírás független az elektronikus számla formátumától, így akár PDF dokumentumon, vagy bármely más fájlformátumban előállított dokumentumon (például. XML) is elhelyezhető. A PDF fájlformátum alkalmas arra is, hogy ne csupán a számlaképet jelenítse meg, hanem számítógéppel könnyebben feldolgozható számlaadatot is hordozhat.
 
Ekkor a PDF dokumentumhoz csatolásra kerül egy XML, CSV vagy bármely más fájlformátumú, gépileg értelmezhető adatállomány is. Ha az elektronikusan aláírt XML, vagy az elektronikusan aláírt PDF állomány mellett tájékoztatásként megküldött XML dokumentum az online számlaadat-szolgáltatáshoz használt séma alapján készült, az megkönnyítheti a számlaadatok vevői oldalon történő feldolgozását. Az adóalanynak érdemes azt is megvizsgálnia, hogy az általa alkalmazott számlázó program fel van-e készítve a számla elektronikus aláírására. Számos számlázó program beépített funkciója az elektronikus aláírással ellátott számla kiállítása. Egy webfelületen működő online számlázó program esetében ez jellemzően felhasználói csomagválasztás kérdése, számítógépre telepített program esetében pedig az elektronikus aláírás tanúsítványának a beállításáé. Az adóalanynak érdemes felvennie a kapcsolatot a szoftver fejlesztőjével, aki az adott szoftver működésének megfelelően tud részletes tájékoztatást nyújtani. Számlázási szolgáltatók is nyújtanak olyan szolgáltatást, mely hitelesítő szolgáltató által kiállított tanúsítványon alapul.
 
Érdemes megfontolni olyan komplex szolgáltatás választását is, ami nem csupán az elektronikus számla kibocsátását támogatja, hanem annak hosszú távú megőrzését is biztosítja. Szintén az adóalanyok rendelkezésére áll a NAV Online Számlázó programja.
 
A NAV Online Számlázó programja ingyen használható. Alkalmazásának feltétele, hogy az adóalany regisztráljon a NAV Online Számla felületén.
 
 A NAV Online Számlázó programjával papíralapú és elektronikus számla is előállítható.
 További információ itt olvasható: elektronikus számla
 
és az online számla.
 
Forrás: nav.gov.hu